Microsoft Word Merge

Comme un éditeur pour un peu de bulletins d'information, je vous écris pour les lecteurs qui écrivent ou remplir des questionnaires de rétroaction. L'un des bulletins obtient plusieurs centaines de réponses à chaque question. Si cela semble écrasante, seul le premier numéro a plus de 1000 réponses! J'utilise quelques méthodes pour gérer les tâches par courrier électronique et utiliser n'importe quel gros selon l'humeur. Celui-ci couvre de fusion Word.

Quiconque a déjà utilisé des caractéristiques de fusion de Word pour les lettres et les enveloppes peuvent le faire en utilisant la même méthode par choisir "E-mails" comme type de document à la place des autres. Il fonctionne de manière transparente avec Outlook. Bien que le fichier d'aide indique fusion email fonctionne avec n'importe quel programme de messagerie compatible MAPI.

Informations sur la fusion des documents Word avec des applications autres programmes de messagerie comme Eudora, Mozilla, et Pégase est inexistante. Si vous savez quelque chose, s'il vous plaît commentaire.

Voici les étapes à suivre pour publipostage avec Word, Excel et Outlook fait dans Office XP (2002):

Créer un modèle de lettre de base avec les éléments standards présents dans chaque lettre. Telles que l'introduction, la fermeture, et peut-être un paragraphe. Nous appellerons ce template.doc.

En outre, la plupart des enquêtes ont nom et prénom dans la même colonne plutôt que comme deux colonnes distinctes. Si c'est le cas, comme dans cet exemple, vous pouvez le diviser avec ce truc. Insérez cinq colonnes vides après la colonne Nom. Sélectionnez la colonne de noms> Données> Texte en colonnes> délimité> Suivant> 'Tab' et Décochez Cochez «Espace»> Suivant> Terminer> OK (pour remplacer colonnes).

Nous entrons dans cinq colonnes vides parce que certaines personnes mettre des noms comme John JR Doe, Jr., qui occupe cinq colonnes. Mieux vaut prévenir. Après c'est fait, vous pouvez supprimer les colonnes supplémentaires. Donner les colonnes les noms corrects rubrique (Prénom, Nom).

Ouvrir nouveau document Word (oui, vous pouvez utiliser un document existant, mais je préfère gâcher une douce que une existante).

Outils> Lettres et publipostage> Assistant Fusion et publipostage

En Sélection document de type, cochez la case "E-mails" Cliquez sur "Suivant: Document de base." Dans le document de départ Select, cochez la case "Utiliser un document existant."

Sélectionnez le modèle générique lettre aka template.doc. Si ce n'est pas dans la liste, sélectionnez "(Plus de fichiers ...)" pour trouver le document.

Cliquez sur "Suivant: receipients Select".

En receipients Select, cochez la case «Utiliser une liste existante." Dans Utiliser une liste existante, sélectionnez "Parcourir". Recherchez le fichier Excel avec les données> cliquez sur le fichier> Ouvrir. Cliquez sur OK> OK (vous pouvez sélectionner les données telles que les lignes vides à omettre dans le publipostage). Remarque: Assurez-vous que Excel ne possède qu'un seul onglet en cours d'utilisation (feuille de calcul), sinon il devient malpropre.

Cliquez sur "Suivant: Écriture de votre lettre." Ajoutez les champs dans la lettre. Dans ce cas, nous allons utiliser "FirstName". Ajoutez-le à partir de la barre d'outils Publipostage - c'est l'icône à gauche du "Champ Insérer un mot clé." Pour obtenir la barre d'outils, cliquez sur Outils> Lettres et publipostage> Afficher Fusionner barre d'outils.

Cliquez sur "Suivant: Aperçu de votre lettre." Suivez les étapes en fonction de vos besoins. C'est ici que vous pouvez personnaliser chaque lettre. OU, vous pouvez faire ce que je fais. J'ai série Outlook de sorte qu'il ne sera pas automatiquement envoyer quoi que ce soit. Dans ce cas, tous les e-mails vont dans la boîte d'envoi. Je les déplacer vers PROJETS où je personnaliser chacune d'elles et cliquez sur envoyer pour qu'ils retournent dans le prêt à aller OUTBOX.

Cliquez sur "Suivant: Fin de la fusion." (Avec aperçu) Ici, vous pouvez tester de faire s'assurant que les messages apparaissent correctement en cliquant sur "Modifier les lettres individuelles."

Cliquez sur "Suivant: Fin de la fusion." (Sans aperçu et envoyer l'e-mail). Attention - lorsque vous démarrez ce processus, il envoie les e-mails tout de suite. Il n'attend pas jusqu'à ce que vous cliquez sur Envoyer. Cliquez sur "Merge to E-mail" icône (deuxième à partir de la droite dans la barre d'outils Fusion et publipostage).

Il va demander la ligne d'objet (voir note ci-dessous) et vous entrez les informations. De la "Format du courrier" déroulante, sélectionnez "Texte brut" ou "HTML". [Note: Si rien ne se passe ... Aucun message d'erreur ... Les e-mails ne sortent pas ... puis essayez de sélectionner «Texte brut». En outre, Outlook doit être votre application de messagerie par défaut.

En utilisant le "texte brut", vous pouvez obtenir des popups disant: "Un programme tente d'envoyer automatiquement un e-mail en votre nom ..." pour chaque email envoyé.] Vous pouvez empêcher Outlook d'envoyer des e-mails en allant dans Outils> Options de configuration> Courrier> Décochez "Envoyer immédiatement une fois connecté." Si vous pouvez faire cela, alors vous pouvez personnaliser chaque email en allant dans la boîte d'envoi et l'édition des e-mails. Si vous ne pouvez pas faire cela, allez dans le paragraphe suivant.

Si vous annulez au milieu du processus, il sera toujours envoyer les e-mails que vous avez fait toute façon, même celui annulé. Annuler n'a aucun sens dans le processus.

Ce n'est pas un processus assez, mais il ya d'autres options qui fonctionnent mieux....